Sponsorer og utstillere er viktige for å lage en hyggelig og spennende møteplass. Med dem kan man skape gode pauseopplevelser og ekstra nytteverdi for deltakerne. De kan også være en viktig inntektskilde for å skape en trygg prosjektøkonomi. Men hvordan får man sponsorer med seg, og hvordan gir man dem godt utbytte av å delta?
Den mest brukte oppskriften er å lage en e-post med tilbud om ulike ferdige pakker; “Gull, Sølv og Bronsesponsor” og priser fra lavt til høyt. Så sender man den til alle man har på mailinglista. Det går helst rett i søppelet. Så her følger heller 5 tips til hvordan du bedre kan lykkes.
Lag en liste over mest ønskede sponsorer/utstillere. Hvem tenker du passer best basert på målgruppen de treffer på møteplassen? Dette krever at du kjenner de demografiske egenskapene til deltakerne; hvem og hvor mange er de, hva jobber de med og hvilke stillinger har de, i hvilke bedrifter? Andre preferanser som kan være viktige for sponsor er alder, geografi, kjønn ol.
La oss si at arrangementet ditt skal samle fagledere i energiselskapene, til en årlig teknologikonferanse med fokus på det grønne skiftet. Da vil naturligvis sponsorer fra energibransjens leverandørindustri være interessert i å selge seg inn til deltakerne. Like aktuelle er kan hende tilbydere av miljøsertifisering, patentbyrå, digitalisering, forsikring, finans, kursleverandører, strømsparingsprodukter osv. Din styrke er din kjennskap til deltakerne, og du må vite hva og hvem partene har interesse av å møte.
Fordelene av å fysisk møte, og profilere seg, for en ønsket kundegruppe er det du egentlig selger. Ved hjelp av møtets kraft kan sponsoren aller best selge inn sine fordeler til de besøkende ved å kunne gi produktopplevelsen rett i hendene i alle pauser mm.
Kost/nytte-verdi er høy sammenlignet med andre typer salgs-og markedsføringstiltak. En sponsorkostnad på feks kr. 25.000,- for å møte 100 ulike beslutningstakere fra sin kjernemålgruppe, på et todagers arrangement er overlegent effektivt sammenlignet med å sitte på kontoret og drive markedsføring, booke møter, reiser, overnatting, tidsbruk ol. Enhver nystartet bedrift eller produktnyhet med begrensede ressurser til markedstiltak bør kjenne sin besøkelsestid og bruke anledningen, det er nesten ikke lov å si nei:-)
Vær også tydelig på ditt arrangements fordeler versus konkurrerende møteplasser hvor dine potensielle sponsorer deltar/kan tenkes å delta. Hva er det som gjør det smartere å støtte opp om ditt arrangement? Kan det være passende tema i møte-agendaen, som foredrag omhandlende sponsorens produkt- og tjenesteområde? Kan du tilby udeltoppmerksomhet for sponsoren, så de slipper konkurranse om sine tjenester?
En svært motiverende faktor for sponsorer og utstillere handler om mer enn bare å tjene penger. I stedet vil de ønske å sponse arrangementet ditt for å tilpasse merkevaren sin til den bransjen du lager arrangementet for, eller en sak eller et oppdrag kundene deres brenner for. Er ditt arrangement en unik mulighet til den type relasjon - og nettverksbygging? En sponsor ønsker at deltakerne på arrangementet skal vite at de bryr seg om deres vel og ve og det er i stor grad viktig å få frem den gode hensikt med arrangementet og hvilke samarbeidende krefter som står bak. “Fortell meg hvem dine venner er og jeg skal fortelle deg hvem du er”.
Om deltakelse krever store forberedelser og planlegging med bruk av menneskelige ressurser for sponsoren, vil du ofte få avslag på tilbudet om å delta. Så gi kunden to alternativ, enten et ja til å ta deg av alt de behøver for å delta, eller et ja til hjelp med deler av forhåndsarbeidet. Du kan sette opp evt roll-ups og skjermer for kunden, ordne strømuttak og nett-tilgang, bord og stoler, produktutstilling, møterom for B2B-samtaler, dele ut sponsors brosjyremateriell på bordene i møtesalen, osv.
Bruk gjerne visuelle plantegninger, kart etc, og vis frem forslag til plassering av stand i pauseområdet og logoprofilering på arrangementets nettside. Du kan også med fordel gi innspill til mål med å delta, som å samle inn visittkort og booke et senere møte med omvisning på bedriften, selge et konkret produkt med en kampanjepris der og da, skape økt bevisthet om bedriften osv. Inkluder gjerne forhåndsprofilering (mail, nett) av sponsor til deltakere med info og oppfordring til å slå av en prat i en av pausene.
Sist og aller viktigst, ring! Samtal med din potensielle sponsor/utstiller om arrangementet. Bare slik skaper du kunnskap om hva sponsor finner av interesse, og grunnlag for å tilby deltakelse på møteplassen for å oppfylle sponsorens ønsker. Du bør selvfølgelig vise oppmerksomhet og interesse for din kunde mer enn den ene gangen i året du behøver en sponsor, så hold gjerne kontakt oftere.
Å ringe dine kontakter skaper også god intern rutine for arrangementets porteføljeforvaltning, husk at ca 25% av menneskene du har med å gjøre hvert år endrer stilling, arbeidsplass eller slutter av andre grunner. Forskjellen på å vedlikeholde sine kontakter ved hjelp av bare e-post eller samtaler kan bety at du enten mister en sponsor, eller at du både får oppdrag fra din gamle kontakt i et nytt firma, og fra den som erstatter kontakten hos eksisterende kunde.
Lykke til, og kontakt oss gjerne om du ønsker hjelp til arbeidet.
Sponsorer og utstillere er viktige for å lage en hyggelig og spennende møteplass. Med dem kan man skape gode pauseopplevelser og ekstra nytteverdi for deltakerne. De kan også være en viktig inntektskilde for å skape en trygg prosjektøkonomi. Men hvordan får man sponsorer med seg, og hvordan gir man dem godt utbytte av å delta?
Les artikkel